Ghi khống giờ làm và kê khống chi phí là khai cho công ty những giờ mình không làm hoặc những khoản mình không chi, dù chỉ ít phút hay vài chục nghìn đồng. Mỗi lần trông nhỏ, nhưng đó là lấy tiền của nơi làm bằng thông tin sai, và khi bị phát hiện, cái mất thường là uy tín, công việc và có khi cả trách nhiệm pháp lý, lớn hơn rất nhiều so với khoản tiền.
Phần lớn người làm những việc này không coi mình là gian. Họ nghĩ "ai cũng làm", "công ty trả lương thấp", "chỉ chút xíu". Bài này đi qua những dạng hay gặp, giải thích vì sao người tử tế vẫn trượt vào, cái giá thật khi bị phát hiện, cách nói "không" khi đồng nghiệp rủ, và phía người quản lý: thiết kế quy trình thế nào để ít ai bị cám dỗ. Mức xử lý kỷ luật hay trách nhiệm pháp lý tuỳ quy định nội bộ và quy định hiện hành.
Những dạng ghi khống, kê khống hay gặp
Danh sách dưới đây không nhằm buộc tội ai, mà để gọi đúng tên những việc thường được gọi bằng tên nhẹ hơn:
- Chấm công hộ đồng nghiệp đến trễ hoặc về sớm; nhờ người khác quẹt thẻ.
- Ghi giờ tăng ca nhiều hơn thực tế, hoặc ghi tăng ca cho giờ ngồi chờ không làm gì.
- Khai đi gặp khách nhưng thật ra làm việc riêng; ghi công tác hai ngày trong khi đi một ngày.
- Kê tiền taxi, xăng xe cao hơn thực tế; xin hoá đơn có số tiền lớn hơn khoản đã trả.
- Gộp bữa ăn gia đình, quà cá nhân vào chi phí tiếp khách.
- Báo mua vật tư nhiều hơn số đã dùng, giữ lại phần dư.
- Với người làm theo giờ cho khách (thợ, gia sư, tư vấn), tính giờ nhiều hơn thời gian thật đã làm.
Điểm chung của mọi dạng là thông tin sai được dùng để nhận tiền hay lợi ích. Giá trị lớn hay nhỏ không đổi bản chất, nó chỉ đổi mức hậu quả khi bị phát hiện. Cũng cần phân biệt với sai sót thật: ghi nhầm giờ rồi tự sửa, làm mất hoá đơn rồi báo rõ là mất, đó là nhầm lẫn, không phải ghi khống.
Vì sao người tử tế vẫn trượt vào
Nghiên cứu tâm lý học về sự không trung thực có một ý tưởng được bàn nhiều: con người muốn hưởng lợi từ một chút gian dối, nhưng cũng muốn giữ hình ảnh mình là người tốt. Mazar, Amir và Ariely (2008) gọi đó là duy trì hình ảnh bản thân: người ta gian lận ở mức đủ nhỏ để vẫn tự coi mình là trung thực. Cần lưu ý rằng một số nghiên cứu nổi tiếng trong dòng này về sau bị rút lại hoặc không lặp lại được, nên mức độ cụ thể của hiệu ứng vẫn đang được tranh luận. Nhưng quan sát chung, rằng gian lận nhỏ dễ được tự biện minh hơn gian lận lớn, khớp với kinh nghiệm ở rất nhiều nơi làm việc.
Ghi khống giờ làm hay kê khống chi phí rơi đúng vào vùng đó. Số tiền nhỏ, không có nạn nhân cụ thể nhìn thấy được, "công ty" là một thứ trừu tượng. Thêm vào đó là những câu biện minh có sẵn: lương chưa xứng, mình đã làm thêm giờ không được tính, ai cũng làm. Mỗi câu có thể có phần đúng, nhưng không câu nào biến thông tin sai thành thông tin đúng.
Yếu tố môi trường cũng rất mạnh. Ở nơi mà đồng nghiệp công khai kê dư, quản lý làm ngơ, quy trình lỏng, người mới vào sẽ nhanh chóng hiểu rằng đó là "chuẩn". Vì vậy chuyện này vừa là trách nhiệm của từng người, vừa là trách nhiệm của người thiết kế quy trình và người quản lý.
Câu biện minh hay nghe và điều nó bỏ qua
Đặt từng câu biện minh cạnh điều nó đang lờ đi giúp nhìn rõ hơn lúc mình bị kéo:
| Câu biện minh | Điều bị bỏ qua |
|---|---|
| "Có mấy chục nghìn thôi." | Lặp lại mỗi tuần, mỗi tháng thì không còn nhỏ; và bản chất không đổi theo số tiền |
| "Công ty giàu, không thiệt gì." | Chi phí sai làm số liệu quản lý sai, ảnh hưởng ngân sách của cả bộ phận, có khi cả thưởng của người khác |
| "Lương thấp, coi như bù lại." | Lương là thoả thuận công khai; muốn thay đổi thì thương lượng, không tự lấy thêm bằng thông tin sai |
| "Mình đã làm thêm không được tính." | Đúng thì nên đề nghị ghi nhận chính thức; tự bù bằng giờ khống làm mất luôn lập luận chính đáng của mình |
| "Ai cũng làm." | Khi bị phát hiện, mỗi người chịu phần của mình; "ai cũng làm" không phải là lý do được chấp nhận |
| "Chấm hộ là giúp bạn." | Người chấm hộ cũng là người khai sai, và có thể chịu xử lý giống người được chấm |
Phần nhiều câu biện minh có chứa một bất bình thật về lương, giờ làm, cách tính tăng ca. Bất bình đó đáng được nói ra qua kênh chính thức. Ghi khống không giải quyết bất bình mà chỉ khiến người có bất bình chính đáng mất chỗ đứng để nói.
Cái giá thật khi bị phát hiện
Mất uy tín nhanh hơn mất tiền. Khi một khoản kê khống bị phát hiện, người quản lý không nghĩ đến khoản đó, họ nghĩ đến mọi khoản khác người đó đã kê và mọi báo cáo khác người đó đã làm. Một lần sai về tiền làm nghi ngờ lan ra mọi việc.
Hậu quả kỷ luật. Nhiều công ty coi gian lận chi phí, chấm công là vi phạm nghiêm trọng. Mức xử lý theo nội quy và theo quy định hiện hành về lao động; có trường hợp dẫn đến chấm dứt hợp đồng.
Ảnh hưởng đến người làm cùng. Một vụ bị phát hiện thường kéo theo việc rà soát lại cả bộ phận, quy trình bị siết chặt cho tất cả, người trung thực cũng phải chịu thêm thủ tục và nghi ngờ.
Mất chỗ đứng khi cần đòi quyền lợi. Người từng bị phát hiện ghi khống rất khó đề nghị tăng lương, đòi trả tiền tăng ca hay phản ánh bất công, vì lời họ nói đã bị nghi. Một khoản nhỏ lấy sai có thể khiến mình mất tiếng nói đúng lúc cần nó nhất.
Dấu vết trong nghề. Trong một ngành hay một địa phương, người làm quản lý thường quen biết nhau. Lý do nghỉ việc vì gian lận có thể theo mình đến chỗ làm sau, qua những cuộc gọi hỏi thăm không chính thức.
Với khoản lớn, trách nhiệm pháp lý. Khi giá trị đủ lớn hoặc có dấu hiệu chiếm đoạt, sự việc có thể vượt ra ngoài kỷ luật nội bộ. Ngưỡng và cách xử lý theo quy định hiện hành; người dính vào nên hỏi luật sư sớm.
Khi đồng nghiệp rủ: câu nói giữ được quan hệ
Phần khó nhất thường không phải tự giữ mình mà là từ chối người khác mà không bị coi là "khác người". Một vài câu dùng được:
- "Thôi em không chấm hộ đâu, hệ thống có camera, lộ ra thì cả hai đứa cùng dính. Anh đến trễ thì nhắn trưởng ca một câu là được."
- "Hoá đơn taxi em để đúng số, em hay quên nên ghi khác là sau này không nhớ nổi."
- "Bữa đó là ăn với nhà em, em không đưa vào tiếp khách đâu."
- "Chuyến đi đó em đi một ngày, em ghi một ngày thôi. Lần sau đi tỉnh xa mà phải ở lại thì em xin duyệt trước, đỡ phải giải thích sau."
- "Phần vật tư dư em trả lại kho, có ghi phiếu, để cuối tháng kiểm kê khỏi lệch, rồi lại mất công cả tổ ngồi dò."
- "Tăng ca hôm qua em làm được hai tiếng thì ghi hai tiếng. Nếu thấy cách tính tăng ca chưa hợp lý thì mình cùng đề xuất với phòng nhân sự."
Những câu này không phán xét người rủ, chỉ nói về lựa chọn của mình, thường kèm một lý do thực tế. Không cần giảng giải về đạo đức; giữ đúng việc mình làm là đủ. Nếu sự việc lặp lại ở quy mô lớn và ảnh hưởng nghiêm trọng, cân nhắc nêu qua kênh phù hợp của công ty.
Với người quản lý: thiết kế để ít ai bị cám dỗ
Quy trình tốt không làm người ta trung thực hơn, nhưng làm việc trung thực dễ hơn và gian lận khó hơn. Một vài nguyên tắc cho cơ sở nhỏ và vừa:
- Làm rõ quy định: thế nào là giờ làm, giờ tăng ca, chi phí được hoàn, cần chứng từ gì. Quy định mập mờ tạo vùng xám để người ta tự diễn giải.
- Trả công tăng ca đúng và đủ. Nơi mà làm thêm thật không được tính thì người ta dễ tự bù bằng giờ khống.
- Đặt mức khoán hợp lý cho những khoản khó chứng từ như xăng xe, điện thoại, thay vì bắt kê từng khoản nhỏ.
- Người duyệt khác người đề nghị; rà ngẫu nhiên một phần chứng từ mỗi kỳ, nói rõ là rà ngẫu nhiên cho tất cả.
- Quản lý làm đúng trước. Nếu người duyệt tự kê dư chi phí của mình, mọi quy định khác mất tác dụng.
- Khi phát hiện sai, xử lý nhất quán với mọi người, không phân biệt thân sơ.
Mục tiêu không phải nghi ngờ nhân viên mà là bỏ đi những cám dỗ không cần thiết. Một quy trình rõ ràng bảo vệ cả người trung thực, vì họ không phải chọn giữa làm đúng và bị thiệt so với người làm sai.
Tình huống: tổ trưởng ca và chuyện chấm công hộ (nhân vật giả định)
Chị Liên là tổ trưởng một ca sản xuất ở một xưởng may tại tỉnh Bắc Ninh (nhân vật giả định). Trong tổ có thói quen chấm công hộ khi ai đó đến trễ vài phút vì đưa con đi học, mọi người coi là giúp nhau. Khi xưởng lắp hệ thống chấm công mới có ảnh, vài trường hợp bị phát hiện, và phòng nhân sự yêu cầu tổ trưởng giải trình.
Chị Liên không đổ cho tổ viên. Chị nhận phần mình đã biết mà không ngăn, đồng thời đề xuất với quản lý xưởng một cách khác: cho phép tổ viên có con nhỏ đăng ký đổi giờ vào ca muộn mười lăm phút, bù lại cuối ca. Quản lý đồng ý thử. Những trường hợp vừa bị phát hiện được nhắc nhở thay vì kỷ luật nặng, vì có thêm bối cảnh.
Sau đó, chuyện chấm công hộ trong tổ gần như không còn, vì nhu cầu thật đằng sau nó đã có cách giải quyết chính thức. Tình huống cho thấy ghi khống nhiều khi là triệu chứng của một vấn đề thật chưa được giải quyết, và cách bền nhất là giải quyết vấn đề đó thay vì chỉ siết kiểm tra.
Câu hỏi thường gặp
Ghi khống vài phút giờ làm có bị coi là gian lận không?
Về bản chất, đó là khai thông tin sai để nhận tiền công cho thời gian không làm. Nơi làm việc xử lý nặng hay nhẹ tuỳ quy định nội bộ và hoàn cảnh, nhưng việc nó nhỏ không làm nó thành đúng. Nếu thường xuyên phải đến trễ vì lý do chính đáng, hãy đề nghị điều chỉnh giờ làm chính thức.
Làm thêm giờ mà công ty không tính thì có được tự bù không?
Không nên tự bù bằng giờ khống. Hãy ghi lại giờ làm thêm thật, trao đổi với quản lý hoặc phòng nhân sự, tìm hiểu quyền về làm thêm giờ theo quy định hiện hành về lao động. Tự bù làm mất lập luận chính đáng của mình nếu sau này cần đòi quyền lợi.
Bị phát hiện kê khống một lần thì nên làm gì?
Nhận thẳng, trả lại khoản đã nhận sai, và không biện minh dài. Nếu có hoàn cảnh liên quan, nói ngắn gọn. Giữ đúng mực từ đó về sau. Với khoản lớn hoặc khi có dấu hiệu bị xử lý nặng, nên hỏi người có chuyên môn về quyền và nghĩa vụ của mình.
Chấm công hộ để giúp bạn có bị xử lý không?
Có thể. Người chấm hộ là người trực tiếp khai thông tin sai vào hệ thống, nên nhiều nơi xử lý cả người chấm hộ lẫn người được chấm. Cách giúp bạn đúng hơn là nhắc bạn báo trưởng ca khi đến trễ.
Chủ tiệm nhỏ có cần quy trình hoàn ứng chi phí không?
Nên có, dù rất gọn: khoản nào được hoàn, cần giữ chứng từ gì, ai duyệt, bao lâu thì thanh toán. Với khoản nhỏ khó lấy hoá đơn, đặt mức khoán. Quy trình rõ giúp nhân viên khỏi lúng túng và giúp chủ tiệm biết chính xác tiền đi đâu.