Khi bạn giới thiệu một người thợ, một ứng viên hay một đối tác, người nghe không chỉ nhận một cái tên mà nhận một lời bảo đảm ngầm từ bạn. Nếu người được giới thiệu làm tốt, uy tín của bạn tăng; nếu họ làm hỏng, một phần thiệt hại ghi vào tài khoản của bạn. Vì thế giới thiệu là cho mượn uy tín, và nên làm có chừng mực: nói rõ mình biết người ấy đến đâu, để người nghe tự quyết phần còn lại.
Nhiều người ngại từ chối khi được nhờ giới thiệu, hoặc giới thiệu nhiệt tình quá mức vì muốn giúp. Cả hai đều có thể làm hỏng uy tín. Bài này chia lời giới thiệu thành ba mức, đưa câu nói mẫu cho từng mức, cách từ chối mà không làm mất lòng, và cách xử lý khi người được giới thiệu làm sai. Phần cuối nói về phía người được giới thiệu: làm gì để giữ uy tín cho người đã đứng ra cho mình.
Vì sao giới thiệu là cho mượn uy tín
Người hỏi bạn “có biết thợ sửa nhà nào được không” đang muốn giảm rủi ro. Họ không tự kiểm tra được tay nghề và sự thật thà của người thợ, nên mượn đánh giá của bạn, người mà họ đã tin. Khi bạn trả lời, bạn đang nói: theo hiểu biết của mình, người này đáng tin trong việc này. Người nghe sẽ hạ mức đề phòng xuống tương ứng với mức họ tin bạn.
Đó là lý do lời giới thiệu có sức nặng, và cũng là lý do nó có rủi ro. Nếu người thợ làm ẩu, người hỏi thường không chỉ trách người thợ mà còn nghĩ: “Sao anh ấy lại giới thiệu người như thế?” Họ có thể không nói ra, nhưng lần sau họ sẽ cân nhắc kỹ hơn trước lời khuyên của bạn, kể cả ở những chuyện khác.
Trong tuyển dụng, nhiều tổ chức có chương trình nhân viên giới thiệu ứng viên, và người được giới thiệu thường được ưu tiên vì công ty mượn được đánh giá của nhân viên. Cơ chế này cũng chạy theo chiều ngược: người giới thiệu ứng viên kém nhiều lần sẽ bị coi nhẹ lời giới thiệu sau. Uy tín của bạn như một bộ lọc; bộ lọc chỉ có giá khi nó lọc thật.
Hiểu như vậy không phải để ngại giới thiệu, mà để giới thiệu đúng cách. Một lời giới thiệu chính xác về mức độ hiểu biết của mình vẫn giúp được người hỏi rất nhiều, trong khi bảo vệ được uy tín của bạn khi có chuyện bất ngờ.
Ba mức giới thiệu và câu nói tương ứng
Phần lớn rủi ro đến từ việc nói ở mức cao hơn mức mình thật sự biết. Trước khi giới thiệu, hãy tự xác định mình đang ở mức nào và nói đúng mức đó.
| Mức | Bạn thật sự biết gì | Câu nói mẫu |
|---|---|---|
| Biết tên | Có nghe nói, có số liên lạc, chưa từng làm việc cùng | “Mình có số một thợ điện bạn mình hay gọi, mình chưa dùng nên không biết tay nghề. Bạn cứ hỏi giá và xem vài việc anh ấy làm trước nhé.” |
| Đã làm cùng | Đã thuê hoặc làm việc với họ ít nhất một lần, biết điểm mạnh và điểm cần lưu ý | “Năm ngoái anh ấy sơn lại nhà mình, làm sạch sẽ, đúng hẹn. Chỉ có điều anh ấy hay báo giá miệng, bạn nên nhờ ghi ra.” |
| Bảo đảm | Biết rõ trong nhiều năm, sẵn sàng chịu một phần trách nhiệm nếu có chuyện | “Người này mình làm cùng năm năm, mình tin hoàn toàn. Có gì không ổn bạn cứ báo mình.” |
Mức “bảo đảm” nên dành cho rất ít người. Khi bạn dùng câu “mình tin hoàn toàn” cho mọi người quen, câu đó mất giá, và người nghe không còn phân biệt được đâu là lời giới thiệu thật lòng.
Nói thêm điểm cần lưu ý, như trong mức “đã làm cùng”, không phải là chê người được giới thiệu mà là giúp người nghe chuẩn bị. Một lời giới thiệu có cả điểm mạnh và điểm cần chú ý thường được tin hơn một lời khen trọn vẹn, vì nghe giống sự thật hơn.
Trước khi giới thiệu: những câu nên tự hỏi
Mình biết người này trong việc gì? Biết một người là bạn tốt không có nghĩa là biết người đó làm kế toán giỏi. Uy tín không tự chuyển giữa các lĩnh vực; lời giới thiệu cũng vậy. Hãy nói rõ bạn biết người ấy ở khía cạnh nào.
Việc người hỏi cần có hợp với người này không? Một người thợ giỏi làm nhà phố chưa chắc hợp với việc sửa nhà cổ. Một ứng viên chăm chỉ chưa chắc hợp với vị trí cần làm việc độc lập. Giới thiệu đúng người cho đúng việc quan trọng hơn giới thiệu người giỏi.
Mình có lợi ích gì trong việc giới thiệu này không? Nếu người được giới thiệu là họ hàng, hoặc bạn nhận hoa hồng khi giới thiệu khách, hãy nói rõ điều đó. Người nghe có quyền biết để tự cân nhắc. Giấu lợi ích riêng là cách nhanh nhất để lời giới thiệu biến thành nghi ngờ khi bị phát hiện.
Nếu có chuyện, mình có sẵn sàng đứng ra không? Nếu câu trả lời là không, đừng giới thiệu ở mức bảo đảm. Chỉ nói ở mức biết tên hoặc đã làm cùng, và dặn người hỏi tự kiểm tra thêm.
Người được giới thiệu có muốn được giới thiệu không? Hỏi ý họ trước khi đưa số liên lạc, nhất là với người đang có việc ổn định hoặc không nhận việc ngoài. Đưa số khi chưa hỏi có thể làm phiền họ và làm họ khó xử.
Từ chối giới thiệu mà không mất lòng
Có những lúc bạn được nhờ giới thiệu một người mà mình không đủ tin, hoặc được nhờ giới thiệu chính người đang nhờ. Từ chối là bảo vệ cả hai: bạn không đem uy tín ra đặt cược, và người nhờ không bị đặt vào chỗ không hợp. Một số cách nói:
- Khi không biết đủ: “Mình chưa làm việc với bạn ấy nên không dám giới thiệu, sợ nói sai. Mình có thể cho bạn số để tự hỏi thêm.”
- Khi biết nhưng không hợp việc: “Mình nghĩ việc này cần người rành phần thuế hơn. Bạn ấy giỏi phần khác, để mình nghĩ xem có ai hợp hơn.”
- Khi được nhờ giới thiệu chính người nhờ vào chỗ làm của mình: “Mình chưa làm việc cùng bạn nên không viết được lời giới thiệu sâu. Mình có thể báo bộ phận tuyển dụng rằng bạn quan tâm, còn hồ sơ thì bạn nộp như mọi người.”
- Khi từng có trải nghiệm không tốt: Không cần kể chi tiết, chỉ cần nói: “Lần trước mình làm với anh ấy có chút không thuận, nên mình không giới thiệu được.” Tránh kể xấu thêm.
- Khi bị nhờ viết thư giới thiệu cho người mình không đủ biết: “Thư của mình sẽ ngắn và chung chung vì mình chỉ biết bạn trong một khoá học. Bạn nên nhờ người làm việc trực tiếp với bạn thì thư sẽ có giá hơn.”
Điểm chung của những câu trên là nói về giới hạn hiểu biết của mình, không phán xét người kia. Người nhờ có thể hơi thất vọng nhưng thường hiểu, và họ sẽ nhớ bạn là người cẩn thận với lời nói của mình.
Khi người được giới thiệu làm hỏng việc
Dù đã cẩn thận, có lúc người bạn giới thiệu vẫn làm sai: thợ làm trễ, ứng viên nghỉ ngang, đối tác giao hàng thiếu. Việc đầu tiên là đừng đứng ngoài. Liên lạc với người đã nghe theo lời bạn, hỏi rõ chuyện gì xảy ra, và nói rằng bạn lấy làm tiếc. Câu đơn giản như “mình giới thiệu mà để bạn gặp chuyện này, mình rất tiếc” đã giúp giữ được nhiều phần quan hệ.
Việc thứ hai là liên lạc với người được giới thiệu để nghe phía họ, vì có thể có hiểu lầm hoặc nguyên nhân khách quan. Đừng vội kết luận hay mắng mỏ. Nếu đúng là họ có lỗi, nói thẳng với họ rằng việc này ảnh hưởng tới người đã tin lời bạn, và đề nghị họ tự liên lạc để sửa.
Việc thứ ba là giúp hai bên tìm cách khắc phục ở mức bạn làm được: làm trung gian để họ nói chuyện, gợi ý một người khác thay thế. Bạn không cần đền bù thay người được giới thiệu, trừ khi bạn đã bảo đảm ở mức cao. Nhưng việc bạn có mặt và quan tâm cho thấy lời giới thiệu của bạn có trách nhiệm.
Cuối cùng, rút kinh nghiệm cho mình: lần sau giới thiệu người này ở mức nào, hay thôi không giới thiệu nữa. Không cần thông báo rộng rãi rằng người đó kém; chỉ cần lần sau bạn nói đúng mức hiểu biết của mình.
Giới thiệu trong nhóm chat và trên mạng: lời nói đi xa hơn bạn nghĩ
Câu hỏi “ai biết chỗ sửa điện thoại uy tín không” trong nhóm cư dân, nhóm phụ huynh hay nhóm cựu học sinh thường nhận được hàng chục câu trả lời trong vài phút. Ở đây lời giới thiệu có hai đặc điểm khác hẳn khi nói riêng. Thứ nhất, nó được nhiều người đọc cùng lúc và được chụp màn hình chuyển đi, nên một câu “chỗ này tốt lắm” của bạn có thể đến tay những người bạn chưa từng gặp. Thứ hai, nó tồn tại lâu, có người tìm lại sau nhiều tháng khi tình hình của cửa hàng đã khác.
Vì vậy trong nhóm đông người, nên nói rõ mức hiểu biết và thời điểm: “Tháng trước nhà mình thay màn hình ở một tiệm gần chợ, làm nhanh, bảo hành có ghi giấy; lâu hơn thì mình không biết”. Câu này dài hơn một lời khen, nhưng người đọc biết nên tin đến đâu, và nếu sau này tiệm làm ẩu thì không ai trách bạn đã nói quá.
Một tình huống hay gặp là được người bán, người làm dịch vụ nhờ “vào nhóm khen giúp”. Dù là người quen, việc khen một chỗ mình chưa dùng là đem uy tín ra cho mượn mà không có căn cứ. Nếu muốn giúp, hãy nói đúng những gì mình biết, hoặc nói rõ đây là người quen của mình để người đọc tự cân nhắc. Những nhóm cộng đồng sống được lâu đều dựa vào chỗ các thành viên nói thật về trải nghiệm; mỗi lời khen hộ làm cái nền đó mỏng đi một chút.
Phía người được giới thiệu: giữ uy tín cho người đã đứng ra cho mình
Nếu bạn là người được giới thiệu, hãy nhớ rằng mình đang dùng uy tín của người khác. Mỗi việc bạn làm tốt hay làm hỏng đều được ghi một phần vào tài khoản của họ. Ý thức này giúp bạn cư xử cẩn thận hơn trong những lần đầu làm việc.
Vài việc nhỏ có tác dụng lớn. Liên lạc đúng hẹn và nhắc tên người giới thiệu khi mở lời, để người nghe biết bạn đến từ đâu. Làm tốt hơn mức bình thường trong lần đầu, vì đây là lúc người nghe đang kiểm chứng lời giới thiệu. Báo lại cho người giới thiệu kết quả, dù được nhận hay không: một tin nhắn “em đã gặp chị Hạnh, chị ấy đã nhận em làm thử, em cảm ơn anh” (tên là ví dụ giả định) cho họ biết lời giới thiệu không rơi vào khoảng trống.
Nếu có trục trặc, đừng để người giới thiệu nghe tin từ người khác. Chủ động báo cho họ trước, nói rõ chuyện gì xảy ra và bạn đang sửa thế nào. Người giới thiệu sẽ có thông tin để trả lời nếu bị hỏi, và họ thấy bạn tôn trọng phần uy tín họ đã cho mượn.
Lời cảm ơn cũng nên có, nhất là khi việc thành. Không cần quà lớn; một lời cảm ơn chân thành và việc bạn sẵn sàng giúp lại họ khi họ cần là đủ. Nhiều mạng lưới quan hệ bền vững được xây từ những lần giới thiệu và cảm ơn như vậy.
Câu hỏi thường gặp
Có nên nhận tiền hoa hồng khi giới thiệu khách cho người quen không?
Đây là thực tế phổ biến trong nhiều nghề, nhưng nên nói rõ với người được giới thiệu rằng bạn có nhận hoa hồng. Khi họ biết, họ tự cân nhắc lời bạn. Giấu điều này mà bị phát hiện, mọi lời giới thiệu trước đó của bạn đều bị nghi ngờ.
Giới thiệu người thân vào chỗ làm của mình có nên không?
Không cấm, nhưng nên nói rõ quan hệ với người tuyển dụng và rút khỏi việc đánh giá hồ sơ đó. Người thân vào làm thì giữ ranh giới công việc rõ ràng. Nếu họ làm không tốt, uy tín của bạn ở chỗ làm cũng bị ảnh hưởng.
Khi người được giới thiệu không cảm ơn hay báo lại, có nên nhắc không?
Có thể hỏi thăm nhẹ nhàng xem việc thế nào, vì bạn cần biết để trả lời nếu người kia hỏi lại. Nếu họ vẫn không phản hồi, lần sau bạn sẽ biết nên giới thiệu họ ở mức nào. Không cần trách móc.
Có nên viết thư giới thiệu khi người nhờ là cấp dưới cũ làm việc bình thường?
Có thể viết, nhưng viết trung thực theo những gì bạn biết, nêu việc cụ thể họ đã làm, không dùng lời khen chung chung. Một lá thư trung thực, có ví dụ, có giá trị hơn một lá thư khen quá mức mà người đọc không tin.
Làm sao giới thiệu hai người với nhau qua tin nhắn cho lịch sự?
Hỏi ý cả hai trước. Khi cả hai đồng ý, nhắn chung một tin ngắn: mỗi người là ai, vì sao bạn nghĩ họ nên biết nhau, và để họ tự trao đổi tiếp. Sau đó lùi ra, không cần theo dõi cuộc nói chuyện của họ.