Chậm trả nhà cung cấp lúc khó khăn không tự nó làm mất chữ tín; điều làm mất chữ tín là im lặng, né tránh và hứa những mốc mới mà mình biết không giữ được. Báo trước hạn, nói thật tình hình, đề nghị một lịch trả vừa sức rồi giữ đúng lịch đó thì phần lớn nhà cung cấp sẽ tiếp tục làm ăn.
Bài này dành cho chủ tiệm, hộ kinh doanh, xưởng nhỏ đang hoặc sắp không trả kịp tiền hàng. Bài đi qua vì sao nhà cung cấp phản ứng với sự im lặng nặng hơn với khoản nợ, nên báo khi nào và nói những gì, câu nói mẫu, cách lập lịch trả lại, những việc nên tránh, và khi nào cần đến người có chuyên môn. Các con số là ví dụ giả định; chuyện công nợ của doanh nghiệp lớn và nghiệp vụ kế toán không nằm trong phạm vi bài.
Nhà cung cấp sợ điều gì nhất khi bạn chậm trả
Với nhà cung cấp, một khoản chậm trả có báo trước là một rủi ro đã biết: họ có thể xếp lại dòng tiền của mình, quyết định có tiếp tục giao hàng hay không, cân nhắc giữ mối. Một khoản chậm trả không báo là rủi ro không biết: họ không rõ bạn chỉ kẹt tạm thời hay sắp đóng cửa, không rõ có nên đòi gấp hay chờ, không rõ những khách nợ khác của họ có đang giống bạn không. Con người nói chung khó chịu với bất định hơn là với tin xấu đã rõ.
Nhà cung cấp nhỏ, như mối rau, xưởng làm bao bì, người giao đá, thường cũng đang sống bằng dòng tiền hẹp. Khoản bạn nợ có thể là tiền họ định trả cho người khác. Khi bạn im lặng, họ phải tự đoán và thường đoán xấu nhất, rồi hành động theo hướng bảo vệ mình: ngưng giao, đòi trả trước, kể với các mối khác. Từ một khoản nợ chậm, bạn có thể mất luôn nguồn hàng.
Vì vậy cuộc nói chuyện khó nhất, tức là gọi điện báo mình chưa trả được, lại là việc giữ chữ tín tốt nhất trong lúc khó. Nó chuyển rủi ro từ dạng không biết sang dạng đã biết, và cho nhà cung cấp quyền quyết định thay vì bị đặt trước việc đã rồi.
Nên báo khi nào và nói những gì
Thời điểm báo quan trọng ngang nội dung. Báo sau hạn là xin lỗi; báo trước hạn là thương lượng:
- Báo trước hạn trả, càng sớm càng tốt. Ngay khi thấy dòng tiền không đủ, đừng đợi đến sát ngày với hi vọng có tiền về. Báo sớm vài tuần cho nhà cung cấp thời gian xoay xở.
- Nói thật tình hình ở mức cần thiết. Không cần kể hết chuyện nội bộ, nhưng cần nói rõ là kẹt tạm thời hay khó khăn kéo dài, vì sao, và bạn đang làm gì để gỡ.
- Đề nghị một con số cụ thể. "Em trả trước một phần ba vào ngày đến hạn, phần còn lại chia hai lần cách nhau hai tuần" tốt hơn nhiều so với "anh cho em khất ít lâu".
- Hỏi nhà cung cấp có điều kiện gì. Họ có thể cần bạn trả tiền mặt cho các đơn mới, giảm lượng đặt, hoặc trả một khoản tối thiểu. Lắng nghe và cân nhắc.
- Xác nhận bằng tin nhắn. Sau cuộc nói chuyện, gửi một tin ghi lại lịch đã thống nhất để hai bên cùng nhớ giống nhau.
Nếu có nhiều nhà cung cấp cùng phải chờ, hãy báo cho tất cả, không chọn người dễ tính để báo còn người khó tính thì né. Trong một ngành, các mối hàng thường quen nhau.
Câu nói mẫu cho cuộc gọi khó
Giọng nói nên thẳng thắn và bình tĩnh, không quá khúm núm cũng không coi như chuyện nhỏ:
- Mở đầu: "Anh ơi, em gọi báo trước một chuyện về khoản tiền hàng đến hạn ngày mười lăm. Em muốn nói sớm để anh tính."
- Nói tình hình: "Tháng này bên em bị khách lớn trả chậm, dòng tiền hụt. Em đang thu dần, dự kiến cuối tháng sau sẽ ổn."
- Đề nghị: "Em đề nghị trả trước một nửa đúng ngày mười lăm, nửa còn lại em trả vào ngày cuối tháng sau. Anh thấy được không, hay anh cần em sắp xếp thế nào?"
- Cam kết có kiểm chứng: "Đến ngày hai mươi lăm em gọi báo anh tình hình dù đã đủ tiền hay chưa."
- Khi nhà cung cấp không đồng ý: "Em hiểu. Anh cho em biết mức tối thiểu anh cần vào ngày mười lăm, em cố xoay cho đủ mức đó."
- Kết thúc: "Cảm ơn anh đã nghe. Em nhắn lại lịch này cho anh ngay sau cuộc gọi."
Đừng nói "chắc chắn" với một con số bạn chưa chắc. Một lịch trả thận trọng mà giữ được tốt hơn một lịch đẹp mà lại vỡ.
Lập lịch trả mới cho vừa sức (ví dụ giả định)
Ví dụ giả định: một tiệm tạp hoá nợ ba nhà cung cấp, tổng khoản nợ đến hạn vượt số tiền đang có. Chủ tiệm lập bảng dòng tiền đơn giản trước khi gọi:
| Nhà cung cấp | Khoản đến hạn | Đề nghị trả ngay | Phần còn lại | Ghi chú |
|---|---|---|---|---|
| Mối rau, trứng (giao hằng ngày) | Nhỏ | Trả đủ | Không còn | Ưu tiên vì nguồn hàng tươi không thay được ngay |
| Đại lý nước giải khát | Vừa | Một nửa | Chia hai lần trong một tháng | Đề nghị nhận ít hàng hơn trong thời gian trả |
| Nhà cung cấp hàng khô | Lớn | Một phần ba | Chia ba lần trong sáu tuần | Báo sớm nhất vì khoản lớn nhất |
Cột "đề nghị trả ngay" phải cộng lại không vượt số tiền thật sự có, sau khi đã trừ tiền lương nhân viên và chi phí tối thiểu để tiệm tiếp tục mở cửa. Ưu tiên trả ai trước là quyết định khó; nguyên tắc chung là đối xử công bằng, nói thật với tất cả, và không dùng tiền của nhà cung cấp này để mở rộng việc khác trong khi đang khất nợ nhà cung cấp kia.
Những việc không nên làm khi đang thiếu tiền
Né điện thoại, đọc tin không trả lời. Đây là cách nhanh nhất biến một khoản chậm trả thành một mối thù. Một câu "em đang xoay, chiều mai em gọi lại anh" vẫn tốt hơn im lặng.
Hứa một mốc mới mà không có căn cứ. Lần khất thứ nhất thường được thông cảm. Lần khất thứ hai vì mốc trước vỡ thì nhà cung cấp bắt đầu không tin mọi con số bạn nói.
Tiếp tục đặt hàng lớn như không có gì. Đặt thêm hàng trong khi chưa trả nợ cũ mà không nói rõ là đẩy thêm rủi ro sang nhà cung cấp. Nếu cần hàng để bán gỡ, hãy nói thẳng và đề nghị trả tiền mặt cho phần mới.
Đổ lỗi cho người khác. Khách trả chậm, thị trường xấu có thể là sự thật, nhưng nhà cung cấp làm ăn với bạn chứ không với khách của bạn. Nêu nguyên nhân để họ hiểu, không phải để thoái thác.
Chuyển sang nhà cung cấp khác để khỏi phải gặp. Bỏ mối cũ khi đang nợ là cách nhanh nhất để tin xấu về bạn lan trong ngành.
Tình huống: lò bánh mì và mối bột (nhân vật giả định)
Chị Duyên có lò bánh mì nhỏ ở Nha Trang, nay thuộc tỉnh Khánh Hoà, nhận bột từ một đại lý quen đã bảy năm, trả tiền theo tháng (nhân vật giả định). Một mùa mưa kéo dài, khách vắng, đồng thời lò phải thay một máy trộn hỏng. Đến gần kỳ trả tiền bột, chị biết mình chỉ đủ khoảng một nửa.
Mười ngày trước hạn, chị gọi cho chủ đại lý, nói rõ hai lý do, đề nghị trả một nửa đúng hạn và nửa còn lại chia hai lần trong tháng sau, đồng thời xin giảm lượng bột đặt trong tháng để không nợ thêm. Chủ đại lý đồng ý, chỉ đề nghị chị trả tiền ngay cho các lần giao mới. Chị nhắn lại lịch, rồi trả đúng cả ba mốc, mốc cuối còn trả sớm ba ngày.
Mùa sau giá bột tăng, đại lý báo trước cho chị và giữ giá cũ thêm một tháng, điều mà họ không làm với những lò hay im lặng khi chậm trả. Tình huống cho thấy chữ tín không nằm ở việc chưa bao giờ chậm trả, mà ở cách mình xử lý lúc chậm.
Đừng đẩy khó khăn xuống người nhỏ hơn mình
Khi dòng tiền hụt, phản xạ dễ nhất là khất những người yếu thế nhất: người giao hàng tự do, thợ làm khoán, mối hàng nhỏ không có giấy tờ, vì họ khó đòi và ít khi làm căng. Về ngắn hạn, cách này giữ được tiền; về dài hạn, nó làm mất chính những người dễ bỏ đi nhất và khó thay thế nhất, những người làm tiệm chạy được mỗi ngày.
Người làm ăn có chữ tín thường làm ngược lại: ưu tiên trả cho những người mà khoản tiền đó là bữa cơm của họ, và thương lượng với những đối tác lớn có khả năng chờ hơn. Đó không chỉ là chuyện tử tế. Đối tác lớn có quy trình xử lý công nợ, có dự phòng; người nhỏ thì không. Một khoản chậm có thể chỉ là con số trong sổ của đại lý lớn nhưng là tiền học của con một người thợ.
Tương tự, nếu khách của bạn đang nợ bạn và đó là nguyên nhân bạn hụt tiền, hãy đòi họ một cách rõ ràng và đúng mực thay vì chỉ dồn áp lực xuống nhà cung cấp. Chuỗi nợ chỉ gỡ được khi mỗi mắt xích chịu đòi, chịu báo và chịu trả phần của mình.
Giữ đúng lịch mới: lúc chữ tín được gây lại
Khi nhà cung cấp đồng ý lịch trả mới, chữ tín của bạn chưa được gỡ lại, nó mới chỉ được hoãn. Lịch mới là lời hứa thứ hai, và nhà cung cấp sẽ theo dõi nó kỹ hơn lời hứa đầu. Giữ đúng từng mốc, kể cả mốc nhỏ, là cách gây lại niềm tin. Trả sớm hơn hẹn khi có tiền về là điểm cộng lớn.
Nếu thấy một mốc sắp không giữ được, lặp lại quy trình: báo sớm, nói rõ, đề nghị lại. Đừng để đến ngày rồi im lặng. Gọi báo trước và trả một phần nhỏ đúng ngày, dù chỉ một phần, cho thấy bạn vẫn đang cố, khác hẳn với việc biến mất.
Khi đã trả xong, một lời cảm ơn trực tiếp với nhà cung cấp đã chờ là việc nhỏ mà ít người làm. Nó khép lại chuyện khó bằng một ấn tượng tốt, và lần sau nếu lại kẹt, bạn đã có một lịch sử chứng minh rằng lời mình nói có giá trị. Nếu khó khăn kéo dài và không có lối ra, khả năng mất khả năng thanh toán, hãy hỏi kế toán hoặc luật sư về các lựa chọn theo quy định hiện hành, đừng tự xoay bằng vay nóng.
Câu hỏi thường gặp
Có nên vay nóng để trả nhà cung cấp đúng hạn không?
Thường là không. Vay với lãi cao để trả một khoản không có lãi chỉ đẩy khó khăn về sau và làm nó nặng hơn. Thương lượng gia hạn với nhà cung cấp gần như luôn rẻ hơn. Tuyệt đối tránh vay ở nơi không rõ ràng, không có giấy tờ, vì rủi ro vượt xa khoản nợ ban đầu.
Nhà cung cấp đòi trả ngay toàn bộ dù đã báo sớm thì sao?
Hỏi họ mức tối thiểu cần ngay và lý do, cố xoay cho đủ mức đó, rồi đề nghị lịch cho phần còn lại. Nếu vẫn không thống nhất được, ghi lại các lần trao đổi và cân nhắc hỏi người có chuyên môn. Dù quan hệ căng, đừng ngừng liên lạc.
Có cần làm giấy tờ cho lịch trả mới không?
Với khoản nhỏ, một tin nhắn xác nhận là đủ để hai bên nhớ giống nhau. Với khoản lớn, nên có văn bản ghi rõ số tiền, các mốc trả, điều kiện nếu trễ. Văn bản không làm quan hệ kém thân, nó giúp tránh hiểu lầm khi một bên nhớ khác.
Nên trả nhà cung cấp nào trước khi không đủ tiền cho tất cả?
Không có công thức chung. Thường người ta ưu tiên khoản nhỏ có thể trả dứt, nguồn hàng không thay được, và những người đang khó khăn hơn mình. Quan trọng hơn thứ tự là báo cho tất cả và không bỏ ai trong im lặng.
Đã từng khất nợ nhiều lần thì có còn cách nào giữ mối không?
Còn, nhưng phải thay đổi thật: trả tiền mặt cho đơn mới, đặt lịch trả nợ cũ nhỏ mà chắc, và giữ đúng trong thời gian dài. Nói thẳng với nhà cung cấp rằng bạn biết mình đã làm họ mất lòng tin và đang sửa. Đừng mong được cho nợ lại ngay.