Một thư khen đáng giữ gồm ba phần: kể đúng việc người nhận đã làm, nói rõ việc đó tạo ra điều gì cho khách, đồng nghiệp hay cơ sở, và lời cảm ơn riêng của người ký. Giấy khen nội bộ thì ngắn hơn, nhưng cũng nên có một dòng nêu việc cụ thể thay vì câu chung "đã có thành tích xuất sắc".
Lời khen bằng văn bản có giá trị riêng: người nhận giữ được, đọc lại được, cho người nhà xem được. Nhiều người giữ một lá thư khen nhiều năm sau khi đã quên khoản thưởng đi kèm. Bài này hướng dẫn viết thư khen và giấy khen trong phạm vi một tổ chức tự quyết; hình thức khen thưởng theo quy định nhà nước có mẫu và quy trình riêng, nên xem quy định hiện hành về thi đua, khen thưởng và hỏi bộ phận phụ trách.
Thư khen và giấy khen nội bộ khác nhau thế nào
Hai hình thức bổ sung nhau. Nhiều cơ sở chỉ dùng giấy khen vì nghĩ thư khen phức tạp, trong khi thư khen mới là thứ người nhận đọc lại.
| Thư khen | Giấy khen nội bộ | |
|---|---|---|
| Độ dài | Nửa trang đến một trang | Vài dòng trên một tờ trang trọng |
| Giọng | Riêng tư, như một lá thư | Trang trọng, công bố |
| Nội dung chính | Kể việc, hệ quả, lời cảm ơn riêng | Tên, danh hiệu hay lý do, ngày, người ký |
| Dùng khi | Ghi nhận một việc cụ thể, bất kỳ lúc nào | Kèm danh hiệu hoặc dịp tổng kết |
| Người nhận giữ để | Đọc lại, nhớ chuyện | Treo, lưu hồ sơ, cho người nhà xem |
Cách phối hợp tốt: khi trao giấy khen, kèm một lá thư ngắn kể lại việc đã làm. Giấy khen là phần công bố, thư là phần nói chuyện. Người nhận có cả hai thứ: một thứ để treo, một thứ để nhớ.
Bố cục một thư khen
Thư khen không cần dài. Năm phần dưới đây viết trong mười lăm phút nếu người viết biết việc. Nếu không biết rõ việc, hãy hỏi trước khi viết.
- Mở: gọi tên người nhận theo cách thường gọi trong cơ sở, không cần trịnh trọng quá mức.
- Kể việc: một hai đoạn kể lại việc cụ thể, có thời điểm, có chi tiết. Đây là phần quan trọng nhất.
- Hệ quả: việc đó dẫn đến gì, ai được lợi, chuyện gì đã không xảy ra nhờ việc đó.
- Ý nghĩa: một câu nói việc đó khớp với điều cơ sở coi trọng ra sao.
- Cảm ơn và ký: lời cảm ơn riêng của người viết, ký tên bằng tay nếu có thể.
Nên tránh đưa vào thư khen những yêu cầu cho tương lai kiểu "mong em tiếp tục phát huy và đạt kết quả cao hơn nữa". Câu đó biến lá thư cảm ơn thành lá thư giao chỉ tiêu. Nếu muốn nói về tương lai, để dịp khác.
Thư khen mẫu cho ba tình huống
Nhân viên bán hàng giữ chữ tín với khách
"Em Vy thân mến, chiều thứ Sáu tuần trước, khi khách đến lấy chiếc máy đã sửa, em phát hiện máy vẫn còn tiếng kêu nhỏ dù đã qua kiểm tra. Em đã nói thật với khách, xin thêm một ngày để kiểm lại, và tự gọi báo khi xong. Khách không phiền mà còn giới thiệu thêm hai người bạn đến tiệm. Tiệm mình sống được là nhờ khách tin những gì mình nói, và hôm đó em đã giữ niềm tin ấy. Cảm ơn em. (Ký tên)" — nhân vật và tình huống giả định.
Người làm phía sau
"Chú Bảy, tháng này cửa hàng không có lần nào khách phải chờ vì thiếu hàng, kể cả hôm có ba đơn sỉ dồn cùng lúc. Con biết đó là nhờ chú kiểm kho mỗi tối và báo con từ trước khi hàng sắp hết. Không ai đứng ở quầy thấy việc chú làm, nhưng ai cũng được nhờ. Con cảm ơn chú. (Ký tên)" — cách xưng hô theo quan hệ thật trong cơ sở; với người lớn tuổi, giữ lời lẽ kính trọng.
Một nhóm vượt qua sự cố
"Gửi ca tối thứ Bảy: Khi mất điện lúc bảy giờ, quán đang kín bàn. Các bạn đã thắp đèn sạc, xin lỗi từng bàn, mời nước, và nấu tiếp bằng bếp ga những món còn làm được. Không bàn nào bỏ về giận dữ, nhiều khách còn để lại lời cảm ơn. Cảm ơn Hải, Linh, Tú, Quân và chị Mến. (Ký tên)" — tên từng người được nêu dù thư gửi cả nhóm.
Giấy khen nội bộ: ít chữ nhưng không vô hồn
Giấy khen nội bộ thường có các phần: tên cơ sở, chữ "Giấy khen" hoặc tên danh hiệu, tên người nhận, lý do, ngày, chữ ký người đứng đầu. Phần dễ làm hỏng nhất là lý do. "Đã có thành tích xuất sắc trong năm" là lý do không nói gì. "Đã kèm cặp bốn nhân viên mới trong năm và giữ được khách lớn qua sự cố tháng Bảy" là lý do người nhận và người nhà đều hiểu.
Không cần một dòng lý do dài; một câu cụ thể là đủ. Nếu không đủ chỗ, giữ lý do ngắn trên giấy khen và kể chi tiết trong thư đi kèm. Tránh viết hoa toàn bộ, tránh quá nhiều hoa văn che chữ; giấy khen để đọc, không chỉ để nhìn.
Về hình thức, nên viết tên người nhận đúng chính tả, đủ dấu, đúng cách họ muốn được gọi. Sai tên trên giấy khen là lỗi người nhận nhớ lâu hơn cả lời khen. Chữ ký tay của người đứng đầu có giá trị hơn chữ ký in, dù giấy khen có in hàng loạt.
Cũng nên phân biệt rõ giấy khen nội bộ với hình thức khen thưởng của Nhà nước. Giấy khen nội bộ do doanh nghiệp, hộ kinh doanh tự làm để ghi nhận người của mình; nó không mang giá trị pháp lý như các hình thức khen thưởng theo quy định. Ghi rõ tên cơ sở, không dùng quốc huy hay hình thức dễ gây nhầm lẫn.
Câu sáo nên thay bằng gì
Thư khen và giấy khen hay mắc những câu nghe trang trọng mà rỗng. Bảng dưới gợi ý cách thay.
| Câu sáo | Vì sao rỗng | Thay bằng |
|---|---|---|
| Với tinh thần trách nhiệm cao và sự nỗ lực không ngừng | Dùng được cho bất kỳ ai | Kể một việc thể hiện trách nhiệm đó |
| Đã có những đóng góp to lớn cho sự phát triển của công ty | Không nói đóng góp gì | Nêu một kết quả cụ thể |
| Là tấm gương sáng cho toàn thể nhân viên | Áp đặt người nhận lên bục | Nói việc làm của họ đã giúp ai |
| Mong tiếp tục phát huy hơn nữa | Biến lời cảm ơn thành chỉ tiêu | Kết bằng lời cảm ơn, không giao việc |
| Thay mặt Ban lãnh đạo, xin gửi lời khen ngợi | Lạnh và xa | Người ký nói bằng giọng của chính mình |
Không phải mọi câu trang trọng đều hỏng. Vấn đề là khi câu trang trọng thay thế cho nội dung. Một lá thư có thể bắt đầu trang trọng nếu văn hoá cơ sở như vậy, miễn là phần giữa kể được việc thật.
Viết tay hay đánh máy, gửi riêng hay đọc trước nhóm
Thư viết tay có sức nặng riêng vì người nhận biết người viết đã dành thời gian. Với nhóm nhỏ, chủ cơ sở viết tay vài dòng trên một tấm thiệp thường được giữ lâu hơn một lá thư in đẹp. Nếu chữ viết khó đọc hoặc thư dài, có thể đánh máy phần chính và ký tay, thêm một dòng viết tay ở cuối.
Thư khen nên đến tay người nhận trước, riêng tư. Sau đó, nếu người nhận đồng ý, người viết có thể đọc một phần hoặc kể lại câu chuyện trước nhóm. Đọc to nguyên một lá thư riêng trước đông người có thể làm người nhận ngượng, nhất là với những câu mang tính cá nhân.
Thư khen gửi qua tin nhắn cũng được, miễn nội dung vẫn đủ ba phần việc, hệ quả, cảm ơn. Nhiều người chụp màn hình tin nhắn khen của chủ và giữ nhiều năm. Điều cần tránh là gửi vội một câu "giỏi lắm" kèm biểu tượng ngón cái; đó là phản hồi nhanh, không phải thư khen.
Thư khen trong những hoàn cảnh nhạy cảm
Khi người nhận sắp nghỉ việc
Viết thư khen cho người sắp rời đi là một cử chỉ có giá trị lâu dài: họ mang theo lá thư như một lời xác nhận cho chặng tiếp theo, và những người ở lại thấy rằng cơ sở không quên ai. Thư nên kể vài việc cụ thể trong thời gian họ làm, không kèm lời trách móc hay níu kéo. Nếu họ cần, có thể viết thêm thư giới thiệu riêng với nội dung trung thực.
Khi người nhận vừa mắc lỗi ở việc khác
Có người vừa làm một việc đáng khen, tuần trước lại mắc lỗi ở việc khác. Không nên gộp hai chuyện vào một lá thư theo kiểu "tuy em có thiếu sót nhưng…". Lời khen bị lời chê ăn mất. Giữ thư khen cho việc đáng khen, góp ý cho lỗi qua cuộc nói chuyện riêng khác. Hai việc tách bạch thì người nhận tin được cả hai.
Khi chỉ một người trong nhóm được khen
Nếu việc đáng khen là của một người, không cần ngại vì sợ người khác ghen tị. Điều làm người khác khó chịu không phải là có người được khen, mà là không hiểu vì sao. Lá thư kể rõ việc, và nếu được chia sẻ, giúp người khác hiểu tiêu chí. Nhưng người quản lý cần chắc chắn rằng trong vài tháng, người khác cũng nhận được ghi nhận khi họ làm tốt.
Ai nên ký, và khi nào thư khen nên đến từ cấp cao hơn
Thông thường, người ký thư khen nên là người biết việc nhất, thường là người quản lý trực tiếp. Người đứng đầu cơ sở ký khi việc đó có tầm ảnh hưởng tới cả cơ sở, hoặc khi muốn nhấn mạnh rằng việc này được nhìn thấy ở cấp cao nhất. Một cách làm tốt là người quản lý trực tiếp viết, người đứng đầu ký thêm kèm một dòng riêng.
Khi khách hàng gửi lời khen về một nhân viên, nên chuyển nguyên lời khen đó, kèm một dòng của người quản lý. Lời của khách có sức nặng đặc biệt vì nó không đến từ trong nội bộ; nó xác nhận rằng việc người nhận làm có giá trị với người ngoài.
Đừng để thư khen chỉ đến từ một người. Nếu cả năm chỉ chủ cơ sở viết thư khen, người quản lý cấp dưới sẽ coi ghi nhận là việc của chủ. Khuyến khích trưởng ca, tổ trưởng viết thư khen cho người trong nhóm mình, kể cả những lá thư rất ngắn.
Câu hỏi thường gặp
Thư khen có nên kèm tiền thưởng không?
Không bắt buộc. Thư khen tự nó đã là một hình thức ghi nhận. Nếu có thưởng, có thể kèm, nhưng lá thư nên viết như thể không có tiền, để người nhận hiểu lời ghi nhận không phải phụ lục của khoản tiền. Với việc nhỏ, chỉ một lá thư là phù hợp nhất.
Có nên lưu thư khen vào hồ sơ nhân sự không?
Nên lưu một bản nếu người nhận đồng ý. Khi xét tăng lương, chuyển vị trí hay viết thư giới thiệu sau này, những lá thư đó là bằng chứng cụ thể về đóng góp. Bản gốc nên đưa người nhận giữ.
Thư khen viết cho nhóm thì xưng hô thế nào?
Gọi chung cả nhóm ở đầu thư, nhưng trong phần kể việc nên nêu tên từng người và phần họ làm. Một lá thư gửi cả nhóm mà không có tên ai cụ thể dễ bị đọc như thông báo chung. Nếu nhóm đông, ít nhất nêu tên đủ những người chính.
Có mẫu giấy khen nội bộ chuẩn không?
Doanh nghiệp được tự thiết kế giấy khen nội bộ, không có mẫu bắt buộc. Nên có tên cơ sở, tên người nhận, lý do cụ thể, ngày, chữ ký. Tránh dùng hình ảnh, biểu tượng dễ gây nhầm với các hình thức khen thưởng của Nhà nước.
Viết thư khen cho người mình không trực tiếp quản lý có được không?
Được, nếu mình chứng kiến hoặc được lợi từ việc họ làm. Nên gửi thêm một bản cho người quản lý trực tiếp của họ, để lời khen đi đến đúng người cần biết. Lời khen từ bộ phận khác thường có giá trị đặc biệt.
Thư khen gửi qua email hay tin nhắn có kém trang trọng không?
Không nhất thiết. Nội dung quan trọng hơn hình thức. Một tin nhắn kể đúng việc và hệ quả có giá trị hơn một giấy khen in đẹp mà lý do mơ hồ. Với dịp trang trọng như tổng kết năm, có thể kèm bản in có chữ ký.