Khi nhận cuộc gọi báo "doanh nghiệp của anh chị đã được bình chọn", đừng đồng ý hay từ chối ngay: hãy xin thể lệ và danh sách hội đồng bằng văn bản, hỏi rõ tổng chi phí và hỏi thẳng "nếu bên mình không trả khoản nào thì có còn được trao giải không". Câu trả lời cho câu hỏi cuối thường đủ để biết bạn đang được mời nhận một giải thưởng hay được chào bán một gói quảng cáo.
Bài viết cho chủ cửa hàng, chủ doanh nghiệp nhỏ, người làm nghề tự do, những người thường nhận các cuộc gọi như vậy giữa giờ làm việc bận rộn. Bạn sẽ có ba việc nên làm trong năm phút đầu, mười câu hỏi lại kèm cách đọc câu trả lời, câu nói mẫu để từ chối lịch sự hoặc xin thêm thời gian, và cách xử lý khi người gọi xưng danh một cơ quan, tờ báo hay hiệp hội. Ví dụ trong bài là giả định.
Một cuộc gọi điển hình, kể theo ví dụ giả định
Chị Thu (nhân vật giả định) mở một tiệm bánh nhỏ được ba năm. Mười giờ sáng, giữa lúc đông khách, điện thoại reo. Giọng người gọi vui vẻ: tiệm của chị "đã được hội đồng bình chọn vào danh sách thương hiệu được người tiêu dùng tin dùng năm nay", lễ vinh danh tổ chức ở một khách sạn lớn, sẽ có báo chí đưa tin, chị chỉ cần xác nhận tham dự và gửi thông tin trong hôm nay vì "hội đồng sắp chốt danh sách".
Chị Thu hỏi chị có phải trả gì không. Người gọi nói chương trình "hoàn toàn vì cộng đồng", chỉ có một khoản "đồng hành truyền thông" để duy trì hoạt động, có ba gói tuỳ chọn. Gói cao nhất kèm danh hiệu "thương hiệu vàng" và bài phỏng vấn riêng.
Chị Thu chưa từng nộp hồ sơ nào, không biết hội đồng là ai, không biết tiêu chí là gì. Nhưng chị vẫn thấy vui, vì ba năm làm lụng vất vả, và tò mò, vì một tấm bằng treo ở tiệm có vẻ sẽ giúp khách mới tin hơn. Cảm giác này rất bình thường, và chính nó là thứ cuộc gọi dựa vào.
Câu chuyện của chị Thu không có kết luận ai đúng ai sai. Nó chỉ cho thấy những yếu tố thường gặp: tin vui đến bất ngờ, áp lực thời gian, khoản tiền được gọi bằng tên khác, và hạng giải đi theo gói. Phần còn lại của bài là cách chị Thu, hay bạn, có thể phản ứng.
Ba việc trong năm phút đầu
Không cần quyết định gì trong cuộc gọi đầu tiên. Ba việc dưới đây giữ quyền chủ động cho bạn:
- Ghi lại thông tin người gọi. Họ tên, đơn vị, số điện thoại gọi đến, tên chương trình, tên tổ chức đứng sau. Hỏi lại cho rõ nếu người gọi nói nhanh.
- Xin tài liệu bằng văn bản. Đề nghị gửi thể lệ, danh sách hội đồng, tiêu chí, các khoản chi phí qua thư điện tử chính thức của đơn vị. Nói rõ bạn sẽ đọc rồi trả lời.
- Không xác nhận, không chuyển tiền, không gửi giấy tờ trong cuộc gọi. Kể cả khi được bảo "chỉ là xác nhận tham dự", "chỉ cần gửi giấy phép kinh doanh để hội đồng kiểm tra".
Một chương trình nghiêm túc không mất gì khi bạn xin vài ngày để đọc tài liệu. Nếu người gọi phản ứng bằng cách thúc ép mạnh hơn, đó đã là một câu trả lời.
Mười câu nên hỏi lại và cách đọc câu trả lời
Có thể hỏi qua điện thoại hoặc qua thư. Không cần hỏi hết; năm sáu câu đầu thường đủ:
| Câu hỏi | Câu trả lời đáng yên tâm | Câu trả lời nên dè chừng |
|---|---|---|
| Ai đề cử bên mình, dựa trên thông tin gì? | Nêu được nguồn cụ thể, ví dụ hồ sơ dự xét, khảo sát có phương pháp | "Hội đồng tự tìm hiểu", "khách hàng bình chọn" mà không nói cách nào |
| Thể lệ có công khai không? | Có, gửi ngay hoặc chỉ chỗ đọc | Chỉ gửi sau khi xác nhận tham dự |
| Hội đồng gồm những ai? | Có tên, chuyên môn, hoặc mốc công bố | "Các chuyên gia đầu ngành", không tên |
| Tiêu chí chấm là gì, có kiểm tra thực tế không? | Tiêu chí cụ thể, có yêu cầu minh chứng hoặc thăm cơ sở | Không cần minh chứng, không kiểm tra |
| Năm ngoái có bao nhiêu đơn vị không đạt? | Có con số, có tỷ lệ không đạt đáng kể | Lảng tránh, hoặc "ai được đề cử đều xứng đáng" |
| Tổng chi phí gồm những khoản nào? | Liệt kê rõ, như nhau cho mọi đơn vị | Nhiều gói, gói cao đi với hạng cao |
| Không mua gói nào thì có được trao không? | Có, khoản phí chỉ là tuỳ chọn cho dịch vụ thêm | Không, hoặc "phí là bắt buộc để duy trì chương trình" |
| Pháp nhân nào đứng ra ký hợp đồng, xuất hoá đơn? | Tên pháp nhân rõ, hoá đơn ghi đúng nội dung | Một công ty khác hẳn tên chương trình, hoá đơn ghi "dịch vụ quảng cáo" |
| Danh sách đạt giải các năm trước ở đâu? | Công khai, số lượng vừa phải, cùng lĩnh vực | Hàng trăm đơn vị mọi ngành |
| Nếu sau này bên mình không muốn dùng danh hiệu thì sao? | Không ràng buộc gì | Có điều khoản bắt dùng hình ảnh, tên của bạn để quảng bá chương trình |
Câu hỏi số bảy là câu quyết định. Trả lời "không" nghĩa là bạn đang được chào mua một danh hiệu; khi đó, hãy đánh giá lời chào như đánh giá một gói quảng cáo: chi phí bao nhiêu, đổi lại được gì, và có chấp nhận được việc khách hàng biết mình đã trả tiền hay không.
Câu nói mẫu để từ chối lịch sự hoặc xin thêm thời gian
Người gọi thường là nhân viên kinh doanh làm đúng việc của họ. Không cần gay gắt; câu ngắn, rõ là đủ:
- "Cảm ơn anh chị đã báo. Bên em cần đọc thể lệ và danh sách hội đồng trước, anh chị gửi giúp qua thư, bên em sẽ trả lời sau."
- "Bên em có quy định không tham gia chương trình vinh danh có thu phí. Cảm ơn anh chị."
- "Nếu giải được trao mà không cần phí, bên em sẵn sàng gửi hồ sơ để hội đồng xét. Nếu có phí đi kèm thì bên em xin phép không tham gia."
- "Bên em cần thời gian bàn với các thành viên khác, hiện chưa thể xác nhận trong hôm nay."
- "Anh chị vui lòng không gọi lại số này về chương trình này nữa, bên em đã quyết định không tham gia."
Câu thứ ba có ích vì nó tách bạch hai việc: bạn tôn trọng một giải thưởng thật, nhưng không mua danh hiệu. Với những người tử tế, câu này kết thúc cuộc trò chuyện nhẹ nhàng; với những người chỉ muốn bán gói, nó cũng kết thúc cuộc trò chuyện.
Khi người gọi xưng danh cơ quan nhà nước, báo hay hiệp hội
Tự liên hệ lại bằng kênh chính thức. Đừng dùng số điện thoại hay địa chỉ người gọi cung cấp. Tìm số tổng đài, địa chỉ của cơ quan, tờ báo, hiệp hội đó qua nguồn công khai và hỏi xem chương trình có thật do họ tổ chức không.
Khen thưởng nhà nước không đi qua điện thoại bán gói. Hình thức khen thưởng theo luật thi đua, khen thưởng đi theo đường đề nghị của đơn vị, cơ quan quản lý, có hồ sơ, có thẩm định. Cuộc gọi mời mua gói để nhận "danh hiệu" không phải con đường đó.
Tên báo, tên hiệp hội có thể chỉ là đơn vị phối hợp. Một chương trình có thể ghi nhiều đơn vị "bảo trợ", "phối hợp", "đồng hành". Hỏi rõ đơn vị nào chịu trách nhiệm chuyên môn về việc chấm và đơn vị nào thu tiền.
Cẩn trọng với yêu cầu gửi giấy tờ. Giấy phép kinh doanh, căn cước của người đại diện, thông tin tài khoản không nên gửi qua kênh chưa xác minh. Những giấy tờ này có thể bị dùng cho việc khác.
Trao đổi trong nội bộ và lập một quy tắc chung
Ở doanh nghiệp có vài người trở lên, những cuộc gọi như vậy có thể rơi vào bất cứ ai: nhân viên bán hàng, kế toán, người quản lý cửa hàng. Người nhận cuộc gọi thường không có quyền quyết định nhưng dễ bị thúc phải "xác nhận giúp". Một quy tắc ngắn giúp mọi người khỏi lúng túng.
Ví dụ, quy tắc có thể chỉ ba dòng: không xác nhận tham dự chương trình vinh danh qua điện thoại; mọi lời mời chuyển về một người phụ trách kèm thông tin người gọi; doanh nghiệp không tham gia chương trình trao danh hiệu có thu phí, trừ khi được giám đốc duyệt như một khoản quảng cáo. Dán quy tắc ở quầy, gửi vào nhóm chat nội bộ, nhắc nhân viên mới.
Quy tắc này không chỉ tiết kiệm tiền. Nó gửi đi một thông điệp trong nội bộ: uy tín của doanh nghiệp đến từ việc làm, và doanh nghiệp không mua lời khen. Nhân viên hiểu điều đó sẽ tự tin hơn khi nói với khách về sản phẩm của mình.
Người phụ trách cũng nên giữ một sổ ghi ngắn các lời mời đã nhận: ngày, tên chương trình, người gọi, nội dung chào, quyết định. Sau một năm, sổ này cho thấy doanh nghiệp nhận bao nhiêu lời mời, có bao nhiêu chương trình gọi lại với tên mới, và giúp người mới vào nhận ra ngay một lời chào quen thuộc thay vì bị cuốn theo cảm giác được chọn.
Nếu sau cùng vẫn quyết định tham gia
Có doanh nghiệp cân nhắc kỹ và vẫn quyết định tham gia, vì sự kiện có ích cho việc gặp gỡ, vì khoản phí tương đương một gói quảng cáo họ định mua. Đó là quyết định kinh doanh của họ. Điều quan trọng là gọi đúng tên sự việc.
Hãy ký hợp đồng với pháp nhân rõ ràng, yêu cầu hoá đơn đúng nội dung, ghi sổ như chi phí quảng cáo, sự kiện. Khi nói về danh hiệu với khách hàng, đừng trình bày như một đánh giá độc lập về chất lượng. Nếu có ai hỏi, hãy trả lời thật rằng đây là một chương trình có thu phí. Sự trung thực đó giữ được uy tín, còn sự im lặng thì đến lúc bị phát hiện sẽ làm mất nhiều hơn những gì tấm bằng mang lại. Phần sau đây trong danh mục này bàn kỹ hơn về cái giá này.
Một cách kiểm tra đơn giản trước khi ký: hình dung bài đăng trên trang của tiệm có thêm một dòng nhỏ "chương trình có thu phí tham dự". Nếu bạn vẫn thấy thoải mái đăng bài với dòng đó, quyết định của bạn nhiều khả năng ổn. Nếu thấy ngại, chính cảm giác ngại ấy đang cho bạn biết khách hàng sẽ nghĩ gì.
Câu hỏi thường gặp
Người gọi biết rõ tên, địa chỉ cửa hàng mình, có phải là chương trình thật không?
Không nói lên điều gì. Thông tin đăng ký kinh doanh, trang mạng xã hội, sàn thương mại điện tử đều công khai. Biết tên, địa chỉ chỉ cho thấy họ có danh sách, không cho thấy có hội đồng nào đã xét bạn.
Có nên ghi âm cuộc gọi không?
Ghi chép lại nội dung chính là đủ trong phần lớn trường hợp. Nếu muốn ghi âm để làm bằng chứng, hãy tìm hiểu quy định hiện hành về ghi âm cuộc gọi và thông báo cho người gọi khi cần. Thư điện tử có thể lệ, báo giá là bằng chứng rõ hơn.
Đã lỡ đồng ý qua điện thoại thì có bắt buộc phải trả tiền không?
Một lời đồng ý miệng chưa kèm hợp đồng, hoá đơn thường chưa tạo nghĩa vụ rõ ràng, nhưng tình huống cụ thể khác nhau. Hãy gửi thư rút lại xác nhận càng sớm càng tốt, giữ lại bằng chứng, và hỏi luật sư nếu bị đòi tiền.
Chương trình nói "miễn phí hoàn toàn" thì có cần lo không?
Vẫn nên đọc thể lệ. Có chương trình miễn phí ở bước đầu nhưng phát sinh phí ở bước nhận cúp, dự lễ, đăng bài. Có chương trình miễn phí thật và làm nghiêm túc. Hỏi kỹ để biết bạn thuộc trường hợp nào.
Có nên báo cho cơ quan chức năng khi nhận cuộc gọi kiểu này không?
Nếu người gọi mạo danh cơ quan nhà nước hoặc có dấu hiệu lừa đảo chiếm đoạt tài sản, nên báo công an hoặc cơ quan có thẩm quyền theo quy định hiện hành, kèm thông tin đã ghi lại. Nếu chỉ là chào bán dịch vụ, từ chối là đủ.
Từ chối có làm mất cơ hội nhận một giải thật không?
Giải thật không phụ thuộc vào một cuộc gọi. Nếu chương trình nghiêm túc, bạn vẫn có thể gửi hồ sơ theo thể lệ, được chấm như mọi người. Từ chối mua danh hiệu không làm mất cơ hội nào đáng giữ.